ความหมาย 5ส
5 ส คือเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อย ประกอบด้วย สะสาง-สะดวก-สะอาด-สุขลักษณะ-สร้างนิสัย มีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อลดต้นทุนและการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
5 ส เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่สามารถประยุกต์ใช้ได้กับทุกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นออฟฟิศ โรงงาน หน่วยงานราชการ โรงพยาบาล หรือแม้กระทั่งห้องนอนของตัวเอง
5 ส ไม่ใช่แค่เรื่องของการทำความสะอาด แต่เป้าหมายที่แท้จริงคือการเพิ่มศักยภาพของพื้นที่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพราะเมื่อสถานที่เป็นระเบียบเรียบร้อย ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงานเช่นกัน
5 ส. หรือ 5S เป็นหลักการคุ้นเคยที่ทุกองค์กรนำมาประยุกต์ใช้เป็นเรื่องปกติ สังเกตง่าย ๆ ว่าองค์กรไหนมีวัน Big Cleaning Day ก็เท่ากับเริ่มต้นใช้งานเครื่องมือนี้กันบ้างแล้วทว่าสิ่งหนึ่งที่ทุกคนเข้าใจผิดก็คือ 5 ส. ไม่ได้มีประโยชน์แค่การทำความสะอาดเพียงอย่างเดียว แต่เป็นกระบวนการสร้างพื้นฐานที่ความเป็นระเบียบเรียบร้อยในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประสบความสำเร็จตามเป้าหมายต่อไป
องค์ประกอบ 5 ส. มีรายละเอียดที่แตกต่างกันไป จึงมีความจำเป็นต้องเข้าใจแต่ละตัวอย่างลึกซึ้งเพื่อนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดังนี้
ส – สะสาง (Seiri หรือ Sort) เริ่มต้นแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบให้ชัดเจนระหว่าง “สิ่งจำเป็น” และ “สิ่งไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่ นับเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาและความตั้งใจเป็นอย่างมาก เพราะเราต้องกล้าตัดสินใจอย่างเด็ดขาดว่าอะไรคือสิ่งที่มีประโยชน์ หรือสปาร์คจอยจริง ๆ ฉะนั้นความรู้สึกเสียดายจึงเป็นอุปสรรคใหญ่ของขั้นตอนนี้
ส – สะดวก (Seiton หรือ Set in Order) คือการนำสิ่งที่สะสางมาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย พูดง่าย ๆ ก็คือการนำมาวางในพื้นที่ที่หยิบใช้งานง่าย อาจทำป้ายระบุว่าคืออะไร อยู่หมวดหมู่ไหน หรือเก็บไว้ตรงไหน
ส. 2 จึงเป็นขั้นตอนที่ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเล็ก ๆ น้อยๆ อีกต่อไป
ส – สะอาด (Seiso หรือ Shine) คือการทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูตามที่เราเข้าใจนั่นแหละ เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน สิ่งนี้มีผลอย่างมากต่อจิตใจพนักงานในรู้สึกดียิ่งไปกว่านั้นหากเป็นการทำความสะอาดเครื่องจักรโรงงาน ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานให้นานกว่าเดิม
ส – สุขลักษณะ (Seiketsu หรือ Standardize) สุขลักษณะเป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการปฏิบัติ 3 ส. แรก เราจึงควรปรึกษาหารือว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานต้องการ เพื่อที่ว่าทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐานนั้น ๆ และเมื่อองค์กรมีสุขลักษณะที่ดีเกิดขึ้น ประสิทธิภาพของพนักงานก็จะดีตามไปด้วย
ส – สร้างนิสัย (Shitsuke หรือ Sustain) ส. ตัวสุดท้ายมุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย หรือสร้างให้เกิดนิสัยขึ้นมาจริง ๆ นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากและยากที่สุด เพราะคำว่า “นิสัย” ไม่ได้ขึ้นเกิดแค่การทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการหมั่นปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติ
ประโยชน์ และความสำคัญของการใช้ 5 ส.
- เพิ่มพื้นที่การทำงาน ลดพื้นที่จัดเก็บ
- เพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงานจากสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตร
- เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน
- ลดอุบัติเหตุและความเสี่ยงในการทำงาน
- ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้ออุปกรณ์เกินความจำเป็น
- ลดการสูญหายของอุปกรณ์และเอกสารต่าง ๆ
- สร้างความสามัคคีแก่พนักงานในการทำงานเป็นทีม
- สร้างความรู้สึกร่วมในการเป็นเจ้าขององค์กรกับพนักงาน
- สร้างความประทับใจให้แก่คนอื่นที่เข้ามาในพื้นที่
สรุปการทำ 5 ส.
จึงเป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะต้องช่วยกัน เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน พัฒนาคุณภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานโดยรวมให้ดียิ่งขึ้น
บทสรุป “A place for everything , and everything in its place” “มีพื้นที่สำหรับทุกสิ่ง และมีทุกสิ่งภายในพื้นที่”
คือสรุปหลักการของ 5 ส. / 5 S ที่ชัดเจนมากในฐานะเครื่องมือที่ใช้พื้นที่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุดยิ่งในปัจจุบันที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรงมากขึ้น สิ่งที่จะทำให้องค์กรอยู่รอดได้ก็คือการใช้ศักยภาพที่มีอยู่อย่างเต็มประสิทธิภาพ หลักการ 5 ส. จึงเป็นก้าวแรกที่จะวางรากฐานให้องค์กรของคุณมีระบบระเบียบที่ชัดเจน ฉะนั้นสิ่งที่องค์กรทุกประเภทต้องถามตัวเองในวันนี้ก็คือ “เราเริ่มดำเนินการตาม 5 ส. แล้วหรือยัง?”
ที่มา : Sahatorn Petvirojchai Online,https://th.hrnote.asia/orgdevelopment/5s-methodology-210614
